2016年3月24日，第19届国际植物学大会秘书处工作会议在北京中国植物学会办公室召开。大会组委会秘书长、中国植物学会副理事长葛颂主持会议，深圳市第19届国际植物学大会筹备办主任、深圳市城市管理局副局长朱伟华，深圳市第19届国际植物学大会筹备办副主任谭一凡、会务部部长焦根林及学会办公室全体人员出席会议，深圳市城市管理局林业处处长吴素华应邀列席了会议。

会议主要内容纪要如下：

一、听取了关于大会会务组织工作进展的汇报
    会议听取了深圳市第19届国际植物学大会筹备办副主任谭一凡关于大会会务组织工作进展的汇报，包括大会总体方案、2016年预算编制、组委会人员增补建议及大会资助计划审批等；谭一凡副主任同时对大会申办与举办申请程序、专业会务公司（PCO）洽商与采购、科考工作规划等事项进行了详细说明。会议针对上述汇报内容进行了广泛的讨论与交流，并细化了具体实施方案和时间节点。此外，为了确保大会期间重要科学成果和新闻事件的及时准确发布，会议建议由中国植物学会牵头，组建“大会科学新闻传播采编团队”，全面负责会议的新闻采编与撰稿等工作，提升大会在全球领域的宣传与推介。

二、听取了关于大会科学内容组织工作进展的通报
    会议听取了葛颂秘书长关于大会科学内容组织工作进展的通报，包括近期开展的大会各类报告人的邀请和“一般性议题”网上征集、审核及筛选等情况；葛颂秘书长详细说明了网上征集议题的学科分布、审核原则及下一步协调和补充等具体工作和时间节点安排。截至目前，学会办公室已经圆满完成了公共（4位）、全会（10位）、主旨（30位）报告人的邀请工作，随后将统一汇总特邀报告人提交的照片及简介等信息，计划4月底发布在大会网站。

三、部署大会秘书处近期主要工作
    会议重点审议和讨论了确定专业会务公司、大会资助方案与卫星会议等重要事项，明确了大会秘书处近期主要工作，决定按照规划的时间节点尽快落实下列事项：
  （一）尽早确定大会合作的专业会务公司（PCO），全面接手大会网站管理，完成大会网站的全面更新、后续各类栏目的开设和相关重要信息的及时发布。PCO承担着论文征集、人员注册、住宿餐饮等多项重要任务，是国际会议异常重要的依托机构，也是目前大会秘书处亟待解决的重大问题。会议要求选定PCO的最晚时间不能超过5月底，否则将会严重影响大会各项工作的有序进行。
  （二）会议要求秘书处尽快准备大会资助方案初稿，按照传统的国际会议惯例并结合不同学科、国家和身份的基本原则，详细说明全额资助、部分资助等不同资助类别、额度、审批程序及预期人数，同时与相关部门进行积极沟通协商，力争在5月10日左右完成方案修改稿，定稿后在网站上进行发布。
  （三）卫星会议是大会科学内容的重要组成部分，会议要求尽快完成卫星会议方案初稿，按照学术会议、相关国际组织会议、部分商业会议等不同会议类型、会议规模、会议场馆条件及资助办法等原则，详细说明卫星会议的征集要求及注意事项，力争在5月10日左右完成方案修改稿，定稿后在网站上进行发布。
  （四）科考是大会筹备工作的重要内容之一，随着会期的日益临近，应着手考虑相关的规划设计工作。鉴于科考活动的科学性和专业性，会议建议由学会负责牵头，联系“中国植物园联盟”等相关组织，尽快成立由大会科学委员会委员和大会秘书处成员组成的“科考工作组”，负责科考项目的全面规划，并尽快召开工作组会议，制定方案初稿，逐步完善和细化具体实施细则。
  （五）会议讨论了文件起草与表格设计及网站更新等相关工作，并再次强调文件规范整理和科学归档的重要性。会议要求综合部进一步做好各类公文、资料，尤其是同一文件不同版本的收集与整理工作，为秘书处整个团队提供便捷、准确的文本信息支持。